Gemini dans Workspace
Gemini, après un tri dans vos partages Drive
Gemini, l’assistant IA de Google Workspace, s’intègre à Gmail, Docs et Meet. Il répond à partir des fichiers auxquels chacun a accès : nous remettons donc de l’ordre dans vos partages avant de l’activer.
Ce que montre la vidéo
- Avant l’activation, les partages trop ouverts sont refermés.
- Étiquette de confidentialité posée sur les documents sensibles.
- Assistant activé : un fil de 14 e-mails résumé en trois points.
- L’assistant ne voit que ce que l’utilisateur peut déjà ouvrir.
- Assistant déployé, documents sensibles protégés.
- Interlocuteur unique
- Documentation qui vous appartient
- Données en France en priorité
En bref
Ce que c’est
Gemini est l’assistant de Google Workspace : dans Gmail, Docs, Sheets et Meet, il rédige un brouillon, résume un fil d’e-mails ou une réunion, et retrouve une information dans les fichiers auxquels vous avez accès.
Pour qui
Les entreprises déjà sous Google Workspace qui veulent faire gagner du temps à leurs équipes sans ouvrir leurs documents à tous.
Ce que nous faisons
Nous vérifions les partages du Drive et refermons ceux qui sont trop larges. Nous activons ensuite Gemini pour les personnes qui en ont l’usage, avec une charte d’utilisation (les règles d’usage), puis formons vos équipes.
Comment c’est facturé
Gemini est inclus dans la plupart des éditions actuelles de Google Workspace ; cela dépend de votre édition et de la date de votre contrat. Le détail est dans notre comparatif Copilot / Gemini.
Gemini voit ce que vos utilisateurs voient
Un document partagé par lien il y a des années peut ressortir dans une réponse de Gemini. Le tri se fait donc avant l’activation, pas après.
- Revue des liens ouverts et des espaces personnels
- Édition choisie selon votre usage réel
- Usages encadrés, formation sur vos documents
Points de vigilance
Les points à traiter avant l’activation
Les trois premiers touchent à vos données, les deux derniers au budget et à la qualité des réponses.
-
Des documents dans « Mon Drive »
Ils appartiennent à un salarié, pas à l’entreprise.
-
Des liens de partage ouverts
Ils élargissent ce que Gemini peut utiliser pour répondre.
-
Des comptes personnels
Un salarié qui utilise Gemini avec son compte Gmail privé y copie des données de l’entreprise.
-
Le coût des licences
Inclus ou en supplément, selon votre édition.
-
La qualité en français
En progrès, mais à relire sur les contenus importants.
Prestations
Nos prestations
-
Revue des partages
Nous remettons en ordre les liens ouverts, les Drive partagés (les dossiers communs) et les espaces personnels avant l’activation.
-
Licences
Nous vérifions ce que votre édition inclut déjà.
-
Paramétrage
Nous activons Gemini service par service et bloquons les usages que vous ne souhaitez pas.
-
Charte d’utilisation
Ce qu’on ne confie pas à Gemini, ce qu’il faut relire, et qui en répond.
-
Formation
Une session par métier, sur vos propres documents.
-
Bilan d’usage
Après trois mois, nous mesurons l’usage réel et ajustons les licences.
Méthode
Comment ça se passe
-
Préparer
Nous rangeons les partages et les Drive.
-
Piloter
Un petit groupe utilise Gemini pendant quelques semaines.
-
Encadrer
Nous diffusons la charte, y compris aux nouveaux arrivants.
-
Étendre
Nous étendons Gemini aux métiers pour qui le pilote a été concluant.
Livrables
Ce qui vous reste
- L’inventaire des partages ouverts et refermés
- Le détail de ce que couvre votre édition Workspace
- Le compte rendu du pilote
- Une charte d’utilisation prête à diffuser
- Le bilan d’usage à trois mois
Questions
Questions fréquentes
Nos données servent-elles à entraîner Gemini ?
Gemini est-il inclus dans notre abonnement ?
Peut-on limiter Gemini à certains services ?
Gemini ou Copilot ?
Gemini, en commençant par vos partages
Nous faisons le tri dans vos partages, puis nous activons Gemini pour un premier groupe.